PDCA คืออะไร รู้จักเทคนิคที่ช่วยพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน

ในการทำธุรกิจ นอกจากจะต้องมีกลยุทธ์ที่ดีแล้ว ต้องมีกระบวนการดำเนินงานที่เป็นระบบด้วย จึงจะทำให้ผลลัพธ์สุดท้ายที่ออกมามีประสิทธิภาพจริง ๆ อย่างไรก็ดี เชื่อว่าผู้ประกอบการทุกคนต้องเคยประสบปัญหาต่าง ๆ กว่าจะไปถึงจุดมุ่งหมายได้ และแต่ละคนก็อาจมีวิธีการรับมือกับปัญหาเหล่านั้นได้ไม่เหมือนกัน บางคนแพลนไว้ตั้งแต่เริ่มทำธุรกิจว่า ถ้าเกิดปัญหาขึ้นจะทำอย่างไร เช่นนี้ก็จะทำให้สามารถจัดการได้ทันท่วงที บางคนอาศัยประสบการณ์ เมื่อพบเจอปัญหารูปแบบเดิมบ่อย ๆ ก็พอรู้แนวทางในการแก้ไข ในขณะเดียวกัน บางคนทั้งไม่ได้แพลนวิธีรับมือล่วงหน้า ทั้งขาดประสบการณ์ในการทำธุรกิจ จึงอาจทำให้ยังไม่มีเทคนิคในการจัดการปัญหาที่มีประสิทธิภาพเท่าไรนัก

บทความนี้จะมาแนะนำให้รู้จักกับหลักการที่ชื่อว่า “PDCA” หรือ Plan-Do-Check-Act ซึ่งเป็นวงจรที่ช่วยให้การทำงานของเราเป็นระบบและสร้างผลลัพธ์ที่มีคุณภาพมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเกิดปัญหาอะไรระหว่างทาง แค่ยึดหลัก PDCA ก็จะสามารถจัดการได้อย่างตรงจุด

ไปดูกันเลยว่า วงจร PDCA มีองค์ประกอบที่สําคัญอะไรบ้าง

PDCA คืออะไร

PDCA คือ หลักการอันประกอบไปด้วยหัวใจสำคัญ 4 อย่างที่ช่วยให้การดำเนินงานของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้น ได้แก่ Plan, Do, Check และ Act หรือการวางแผน การปฏิบัติตามแผน การตรวจสอบ และการประยุกต์ใช้แผนการดำเนินงาน ตามลำดับ

PDCA เป็นแนวคิดที่มีต้นกำเนิดมาจากแนวปฏิบัติด้านการผลิตในช่วงศตวรรษที่ 20 โดย Dr. William Edward Deming ซึ่งต่อยอดมาจากแนวคิดของ Walter Andrew Shewhart อาจารย์ของเขาอีกที จากนั้น PDCA ก็ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายทั่วโลกในเวลาถัดมา ผลพบว่าการใช้หลัก PDCA ช่วยพัฒนาศักยภาพในการดำเนินงานและการแก้ไขปัญหาได้จริงสำหรับหลายอุตสาหกรรม นักการตลาดจึงไม่พลาดที่จะนำหลักการ PDCA มาปรับใช้เพื่อสร้างความแม่นยำของผลลัพธ์ด้วย

หลักปฏิบัติแบบ PDCA คืออะไรบ้าง

ในส่วนก่อนหน้านี้ เราได้บอกไปแล้วว่าวงจร PDCA มีองค์ประกอบที่สําคัญอะไรบ้าง โดยส่วนนี้จะมาบอกว่าทั้ง 4 อย่าง ซึ่งได้แก่ Plan, Do, Check และ Act มีหลักปฏิบัติอย่างไรเพื่อให้เป้าหมายของเราสำเร็จลุล่วง

Plan (การวางแผน)

ในขั้นตอนแรก ก็คือการ Plan หรือการวางแผน โดยเราจะต้องมีจุดมุ่งหมายที่ชัดเจนว่าเราต้องการทำอะไร ทำที่ไหน ทำอย่างไร และทำเพื่อใคร เพื่อให้สามารถวางแผนได้อย่างถูกจุดและครอบคลุมตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการ ซึ่งการวางแผนที่ว่านี้ ไม่ใช่แค่การมองว่าจะดำเนินการอย่างไรเท่านั้น แต่ต้องมองไปถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและหาวิธีรับมือล่วงหน้าด้วย เวลาเกิดปัญหาขึ้นจริง ๆ เราจะได้ไม่ตื่นตระหนก และลดโอกาสในการตัดสินใจผิดพลาด นอกจากนี้ ยังควรกำหนด KPI หรือตัวชี้วัด ที่ชัดเจนเอาไว้ด้วย เพื่อจะได้รู้ว่าผลลัพธ์ของการดำเนินงานในแต่ละช่วงนั้นดีหรือไม่ดี และควรปรับปรุงหรือพัฒนาในจุดใดบ้าง เพื่อให้ผลสุดท้ายออกมาอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

Do (การปฏิบัติตามแผน)

หลังจากกำหนดเป้าหมาย ระบุปัญหาพร้อมวิธีรับมือ และมี KPI แล้ว ขั้นตอนต่อมาคือ Do หรือการปฏิบัติตามแผน โดยเราจะต้องลงมือทำตามกระบวนการที่กำหนดไว้ในขั้นแรก แต่แนะนำว่าให้นำไปปรับใช้กับโพรเจ็กต์ที่ไม่ใหญ่มากก่อน เพื่อป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นแก่ธุรกิจ เพราะแผนการดำเนินงานดังกล่าวเป็นแผนใหม่ มีโอกาสเกิดความผิดพลาดได้ ซึ่งหากเกิดขึ้นจริงก็ไม่ต้องตกใจ เนื่องจากเป็นเรื่องปกติในการทำงานที่เราไม่เคยทำมาก่อน แต่ระหว่างการลงมือทำก็ควรจะเป็นไปด้วยความรอบคอบ และระมัดระวังให้เกิดปัญหาน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

Check (การตรวจสอบ)

เมื่อลงมือทำไปได้สักระยะหนึ่งแล้ว ขั้นตอนที่ขาดไม่ได้ในการดำเนินงานใด ๆ ก็คือการ Check หรือการตรวจสอบ ว่าแผนการดำเนินงานดังกล่าวก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพหรือไม่ โดยใช้ KPI ที่เรากำหนดในขั้นตอนแรกมาเป็นตัวชี้วัด หากตรวจสอบแล้วพบว่ายังมีบางจุดที่ไม่เป็นไปตามต้องการ ให้วิเคราะห์สาเหตุของปัญหาว่าเพราะอะไรจึงเป็นเช่นนั้น อะไรคืออุปสรรคที่ทำให้ติดขัด แล้วปฏิบัติใหม่ตั้งแต่ขั้นตอนแรก คือ การวางแผน พร้อมอุดรูรั่วที่ทำให้เกิดปัญหาดังกล่าว จากนั้นทำตามแผนแล้วมาตรวจสอบอีกทีว่าแผนงานนั้นใช้ได้จริงหรือไม่ หากผลพบว่าไม่มีปัญหาอะไร ผ่านเกณฑ์ KPI ที่กำหนดไว้ทุกข้อ ก็สามารถดำเนินการในขั้นตอนถัดไปได้เลย

Act (การประยุกต์ใช้แผนการดำเนินงาน)

หากแผนงานที่วางไว้ทำให้เราประสบความสำเร็จได้ ก็ถึงเวลา Act หรือการนำแผนงานนั้นมาประยุกต์ใช้ภายในองค์กร โดยอาจทำผ่านการอบรม การประกาศ การประชุม หรือการแจ้งข่าวผ่านอีเมล เพื่อให้พนักงานทุกคนเข้าใจตรงกันว่าหลังจากนี้เราจะใช้นโยบายแบบใดเพื่อปรับปรุงและพัฒนาองค์กรให้ก้าวหน้ายิ่งขึ้น

อย่างไรก็ดี ไม่ใช่ว่าพอทำถึงขั้น Act แล้วจะหยุดได้เลย เพราะ PDCA คือวงจรที่ต้องทำต่อเรื่อย ๆ หากเราต้องการให้องค์กรพัฒนาอย่างต่อเนื่อง พอนำแผนงานที่สำเร็จแล้วมาปรับใช้ ก็ให้วนลูปกลับไปทำ PDCA ใหม่เรื่อย ๆ เพราะโลกของเราเปลี่ยนแปลงทุกวัน การจมอยู่กับกลยุทธ์เดิม ๆ อาจทำให้เราล้าหลังคู่แข่งไปหลายก้าวได้

วงจร PDCA มีประโยชน์อย่างไร

ได้รู้ไปแล้วว่า PDCA คืออะไรและมีกระบวนการอย่างไร ในส่วนนี้เรามาดูกันว่า การแก้ปัญหาในการทำงานโดยนำวงจร PDCA มาใช้ ก่อให้เกิดผลดีอย่างไรได้บ้าง

• ช่วยสร้างผลลัพธ์การดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ เพราะ PDCA คือกระบวนการที่เริ่มจากการวางแผนอย่างรัดกุม ไปสู่การปรับปรุงแก้ไขแผนนั้นให้ใช้งานได้จริงภายในองค์กรมากที่สุด
• ช่วยให้สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างตรงจุด เพราะในขั้นตอนการ Check หรือการตรวจสอบ เราจะได้ทบทวนว่าแผนการดำเนินงานที่วางไว้นั้นพาเราไปสู่เป้าหมายที่ต้องการได้หรือไม่ หากไม่ เรามีอุปสรรคใดที่ทำให้ติดขัด ก็จะได้รู้ในขั้นตอนนี้ พร้อมหาวิธีวางแผนการดำเนินงานใหม่ เพื่อลดโอกาสการเกิดปัญหาดังกล่าวให้น้อยที่สุด
• เป็นกระบวนการที่ช่วยเสริมสร้างความแข็งแกร่งให้องค์กร เพราะการทำ PDCA คือ หลักการทำงานที่ทำให้เราเข้าใจจุดแข็งและจุดอ่อนของตัวเอง พร้อมเรียนรู้ที่จะนำจุดแข็งนั้นออกมาใช้ และพัฒนาจุดอ่อนให้กลายเป็นจุดแข็งผ่านการใช้กลยุทธ์ที่เหมาะสมกับองค์กร
• ช่วยให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เพราะ PDCA คือวงจรที่ต้องทำซ้ำอยู่เรื่อย ๆ ไม่ใช่ครั้งเดียวแล้วจบ แต่ต้องหมั่นคิดกลยุทธ์ใหม่ ๆ ขึ้นมาตลอดเวลาเพื่อให้สอดคล้องกับสภาพสังคมที่เปลี่ยนแปลงไปทุกวัน
• ช่วยให้รู้ว่ากลยุทธ์ไหนเหมาะกับองค์กรของเราที่สุด เมื่อทำ PDCA ตามขั้นตอนแล้ว เราจะได้เห็นว่าแผนการดำเนินงานแผนไหนใช้แล้วมีปัญหา แผนไหนใช้แล้วเห็นผลดี แผนไหนเหมาะกับองค์กรของเรามากที่สุด ตลอดจนได้วิธีการพัฒนาแผนเหล่านั้นให้ดียิ่งขึ้นได้ในอนาคตด้วย
• ช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดปัญหา เพราะ PDCA จะทำให้เราได้วิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการตั้งแต่เริ่มต้นว่า ควรวางแผนอย่างไรในครั้งถัดไปเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว การคิดค้นกลยุทธ์ในครั้งถัดไปก็จะมีความรัดกุมและลดความเสี่ยงในการเกิดปัญหาได้มากขึ้น

อย่างไรก็ตาม PDCA คือ กระบวนการที่ใช้ระยะเวลาค่อนข้างนานในการพัฒนา ดังนั้น จึงอาจไม่เหมาะกับโพรเจ็กต์ที่ต้องรีบแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว หากใครอยากลองนำหลักการนี้ไปปรับใช้ แนะนำว่าควรใช้กับงานที่ไม่เร่งด่วนมากจะดีกว่า

Plan-Do-Check-Act กระบวนการทำงานที่ช่วยสร้างผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ

แม้จะเป็นแนวคิดที่เกิดขึ้นมานานแล้ว แต่ปฏิเสธไม่ได้ว่าวงจร PDCA ยังคงเป็นหลักการที่ใช้ได้ผลในปัจจุบัน เพราะมีหลายองค์กรและบริษัทใหญ่ ๆ ที่นำไปปรับใช้แล้วประสบความสำเร็จ เช่น Nike หรือ Nestle เป็นต้น โดย PDCA จะช่วยให้เราฝึกการวางแผนให้มีความรอบคอบและรัดกุม รวมถึงการคิดค้นหาวิธีรับมือกับปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคตด้วย จากนั้น เราก็จะได้รู้ว่าแผนการดำเนินงานที่วางไว้นั้นส่งผลอย่างไรบ้างต่อธุรกิจ ทำให้เกิดปัญหาหรือมีข้อดีอย่างไร แล้วนำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์เพื่อให้การวางกลยุทธ์ครั้งต่อไปมีประสิทธิภาพและเหมาะสมกับธุรกิจของเรามากที่สุด

ธุรกิจของคุณได้รับการดูแลโดยผู้เชี่ยวชาญที่มีความเข้าใจในโลกธุรกิจจริง ๆ อยู่หรือเปล่า หากไม่มั่นใจ ที่ Primal Digital Agency บริษัทรับทำการตลาดอันดับหนึ่งของไทย พร้อมให้คำปรึกษาและออกแบบกลยุทธ์ที่ตอบโจทย์เป้าหมายของธุรกิจคุณให้โดยเฉพาะ ติดต่อเราได้เลยวันนี้