RPA คืออะไร เทคโนโลยีสร้างหุ่นยนต์ให้ธุรกิจมีความทันสมัยขึ้น

สำหรับการตลาดสมัยใหม่ เทคโนโลยีและดิจิทัลถือเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรต้องให้ความสำคัญเป็นลำดับต้น ๆ เนื่องจากการนำนวัตกรรมใหม่ ๆ มาใช้ ถือเป็นการพัฒนาองค์กรรูปแบบหนึ่ง ไม่เช่นนั้น การดำเนินงานของเราอาจไม่สอดคล้องกับความเปลี่ยนแปลงของโลก แล้วยังล้าหลังคู่แข่งอีกด้วย ส่งผลให้ปัจจุบัน นอกจากธุรกิจต่าง ๆ จะต้องแข่งขันกันทำการตลาด โปรโมตแบรนด์ และแย่งลูกค้ากันแล้ว อีกหนึ่งสิ่งที่จะช่วยวัดคุณภาพขององค์กรได้ก็คือ ความทันสมัยและความสามารถในการปรับตัวตามเทคโนโลยี

หนึ่งในนวัตกรรมใหม่ที่กำลังมาแรงมากในปีนี้ ได้แก่ AI (Artificial Intelligence) หรือหุ่นยนต์ปัญญาประดิษฐ์ ที่หลายธุรกิจนำมาใช้เป็นเครื่องมือช่วยทุ่นแรงและเวลาในการทำงาน สำหรับใครที่ยังตามไม่ทัน แนะนำให้ตามไปอ่านบทความ AI คืออะไร ก่อน เพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับปัญญาประดิษฐ์ให้มากขึ้น ส่วนบทความนี้จะมาพูดเกี่ยวกับ RPA (Robotic Process Automation) เครื่องมือสำหรับสร้างหุ่นยนต์ AI ที่จะช่วยให้การทำงานของเราสะดวกสบายกว่าเดิม

ไปดูกันเลยว่า RPA คืออะไร !

RPA คืออะไร

RPA (Robotic Process Automation) คือ นวัตกรรมที่ใช้สร้างหุ่นยนต์หรือบอตขึ้นมาช่วยทำงานบางส่วนแทนมนุษย์ ส่วนใหญ่จะเป็นงานลักษณะซ้ำ ๆ รูปแบบเดิม ๆ เช่น งานที่ต้องทำใน Excel งาน Copy-Paste งานเขียนและอ่านฐานข้อมูลต่าง ๆ เป็นต้น โดย RPA คือซอฟต์แวร์ที่ผสานเทคโนโลยี Rule Engine, Image Recognition, Machine Learning และ AI เข้าด้วยกัน เพื่อให้หุ่นยนต์สามารถทำงานได้แบบอัตโนมัติ รวมถึงมีศักยภาพในการลอกเลียนแบบปฏิสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์กับคอมพิวเตอร์ เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากที่สุด ดังนั้น จากเดิมที่เราต้องจ้างพนักงานเพิ่มเพื่อมาทำงานจุกจิกซึ่งใช้เวลานานอย่างการป้อนข้อมูล ตรวจสอบข้อมูล เปิดแอปพลิเคชัน ฯลฯ ปัจจุบันเราก็สามารถใช้หุ่นยนต์ทำสิ่งเหล่านี้แทนได้เลย ได้ทุ่นทั้งแรงงานและเวลาไปในคราวเดียวกัน แถมยังช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานได้อีกด้วย

RPA มีกี่ประเภท

หุ่นยนต์หรือบอตที่ใช้ซอฟต์แวร์ RPA ในการสร้าง สามารถแบ่งออกได้ 2 ประเภทหลัก ๆ ได้แก่

• Attended RPA คือ หุ่นยนต์ที่ทำงานภายใต้คำสั่งของมนุษย์ กล่าวคือ เราสามารถใช้งานตอนไหน เมื่อไหร่ก็ได้ แต่ต้องป้อนคำสั่งก่อนเท่านั้นหุ่นยนต์จึงจะเริ่มทำงาน เหมาะสำหรับงานที่ต้องการความรวดเร็ว ขั้นตอนไม่ซับซ้อนมากนัก
• Unattended RPA คือ หุ่นยนต์ที่สามารถทำงานได้โดยไม่ต้องมีมนุษย์สั่งการ หน้าที่ของเรามีเพียงแค่ตั้งเวลาเริ่มงานตามที่ต้องการ จากนั้นหุ่นยนต์ก็จะทำงานแบบอัตโนมัติไปเองจนเสร็จ เหมาะสำหรับงานที่มีปริมาณมาก ขั้นตอนซับซ้อน และใช้เวลานาน

ข้อดีของ RPA คืออะไร

• ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องมีทักษะเฉพาะทาง เนื่องจากมีรูปแบบการทำงานที่ง่าย ฟังก์ชันการใช้งานเป็นแบบสำเร็จรูปและมีความยืดหยุ่น สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการ
• สามารถเชื่อมต่อการทำงานกับระบบต่าง ๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นการนำเข้าหรือส่งออกข้อมูล การส่งอีเมล ตลอดจนการจัดทำรายงานต่าง ๆ
• เหมาะกับการทำงานปริมาณมากและเป็นงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ เช่น การประมวลผลข้อมูลขนาดใหญ่ การวิเคราะห์ข้อมูล ฯลฯ
• สามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงโดยไม่จำเป็นต้องหยุดพัก รวดเร็วกว่ามนุษย์ทำเอง
• โอกาสในการทำงานพลาดน้อยมาก เพราะความแม่นยำในการทำงานคือจุดเด่นสำคัญของระบบ RPA
• ทำงานตามคำสั่งที่ถูกตั้งค่าเอาไว้เท่านั้น ลดปัญหาที่พบได้มากในทุกองค์กร เช่น การทุจริต การทะเลาะเบาะแว้ง และปัญหาอื่น ๆ ที่เกิดจากความรู้สึกของมนุษย์
• ลดต้นทุนในการจ้างพนักงาน
• ช่วยให้การทำงานเป็นระบบระเบียบตามขั้นตอนมากขึ้น

ตัวอย่างการใช้ RPA ในงานด้านต่าง ๆ

สมัยนี้ ไม่ว่าอุตสาหกรรมไหน ๆ ก็ใช้ AI หรือหุ่นยนต์เข้ามาช่วยทำงานทั้งสิ้น เพราะรวดเร็วกว่า มีความแม่นยำมากกว่า รวมถึงทำให้เรามีเวลาไปโฟกัสที่ส่วนอื่น ๆ ซึ่งสำคัญกว่าได้มากขึ้น แต่ในบทความนี้เราจะขอนำตัวอย่างการใช้ RPA บางส่วนมาอธิบายให้ทุกคนได้เห็นภาพกันว่าซอฟต์แวร์ดังกล่าวสามารถช่วยให้เราทำงานสะดวกสบายขึ้นอย่างไรได้บ้าง

การใช้ RPA ในธุรกิจค้าปลีก

การขายของออนไลน์นั้นค่อนข้างมีกระบวนการจำหน่ายสินค้าหลายขั้นตอน กว่าจะไปถึงขั้นปิดการขายได้ บางทีก็ติดขัดหลายอย่าง ยิ่งถ้าหากต้องรอแอดมินมาคอยไล่ตอบลูกค้าทีละคนยิ่งลากกระบวนการขายให้ยาวนานขึ้นไปอีก หลายธุรกิจจึงมีการนำระบบ RPA เข้ามาช่วย เช่น การใช้แชตบอตเพื่อคอยตอบรับเวลาลูกค้าทักแชตมาหา คอยตอบคำถามที่พบบ่อย ตลอดจนช่วยวิเคราะห์ปริมาณและจัดหาสินค้า เพื่อนำมาวางแผนการตลาดให้ตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้าได้อย่างตรงจุด และสำหรับผู้ที่ขายของบนเว็บไซต์ หรืออีคอมเมิร์ซ หุ่นยนต์เหล่านี้ก็จะช่วยอัปเดตคลังสินค้าในสต็อกให้โดยอัตโนมัติด้วย

การใช้ RPA ในงานด้านทรัพยากรบุคคล

เนื่องจากหนึ่งในงานที่ทำได้ดีที่สุดของ RPA คืองานเอกสารและการเก็บข้อมูล ดังนั้น ใครที่ทำงานด้านทรัพยากรบุคคล หรือ HR (Human Resource) ก็สามารถทุ่นแรงได้ด้วยการให้หุ่นยนต์เข้ามาช่วยทำงานได้เลย ตั้งแต่การเก็บข้อมูลพนักงานในองค์กรแล้วนำมาคีย์เข้าระบบ ไม่จำเป็นต้องนั่งคีย์ข้อมูลจำนวนมากซ้ำ ๆ ด้วยตนเองอีก หรือใครจะให้ช่วยส่งอีเมลก็ได้เช่นกัน

นอกจากนี้ RPA ยังสามารถช่วยคัดกรองผู้สมัครเบื้องต้นได้ด้วย โดยเราจะต้องป้อนคีย์เวิร์ดสำคัญที่เราต้องการให้มีในประวัติของผู้สมัครลงไป แล้วบอตก็จะช่วยหาให้ว่าใครมีคุณสมบัติตรงกับคีย์เวิร์ดที่เราต้องการบ้าง รวมไปถึงมีการให้คะแนนแก่ผู้สมัครรายนั้น ๆ ให้เรานำมาพิจารณาต่อเองว่าควรติดต่อใครกลับไป

การใช้ RPA ในงานด้านบัญชี

อีกหนึ่งงานที่สามารถเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ได้สูงคือ งานที่เกี่ยวกับตัวเลขหรือบัญชี การใช้บอตเข้ามาช่วยทำงานจึงถือเป็นทางเลือกที่เหมาะสม เพราะช่วยลดการทำงานพลาด โดย RPA สามารถนำเข้าข้อมูลสู่ระบบบัญชีได้ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลการสั่งซื้อหรือข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่ส่งมาในอีเมล โดยที่เราไม่จำเป็นต้องเสียเวลาดาวน์โหลดมาแล้วนำเข้าสู่ระบบเอง อีกทั้งยังสามารถช่วยจัดทำใบข้อมูลเหล่านี้เพื่อส่งหาคนอื่นได้ด้วย ทั้งใบส่งของ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ ตลอดจนการสรุปยอดขายเพื่อส่งให้กรมสรรพากร แต่มีข้อจำกัดอยู่คือ ข้อมูลเหล่านี้ต้องมีแพตเทิร์นที่ชัดเจน RPA ถึงจะสามารถเรียนรู้เพื่อเก็บและสร้างข้อมูลให้เราได้

การใช้ RPA ในอุตสาหกรรมการแพทย์

ในแง่ทั่วไป การใช้ RPA ในอุตสาหกรรมการแพทย์ก็ไม่ค่อยต่างจากอุตสาหกรรมอื่นเท่าไรนัก คือ ช่วยคีย์ข้อมูลซ้ำ ๆ เช่น ข้อมูลส่วนตัวของผู้ป่วย ข้อมูลการรักษา ข้อมูลการใช้ยา เพื่อมากรอกลงในระบบทีละช่อง ซึ่งในส่วนนี้นอกจากจะช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากมนุษย์ทำเองได้แล้ว ยังทำให้กระบวนการเข้ารับการรักษาเป็นไปอย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น เพราะพนักงานไม่ต้องมาคอยนั่งคีย์ข้อมูลคนไข้เองทีละคน สองคน บางครั้งกรอกข้อมูลผิด เอกสารก็ถูกตีกลับ กว่าคนไข้จะได้รักษาก็นานเข้าไปอีก ซึ่งบอตก็จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหาเหล่านั้น

แต่นอกจากการคีย์ข้อมูลแล้ว ปัจจุบันยังมีเทคโนโลยีที่ใหม่มาก ๆ นั่นคือ แอปพลิเคชันหาหมอหรือร้านขายยาออนไลน์ ที่สามารถช่วยวิเคราะห์อาการป่วยของเราทั้งทางด้านร่างกายและจิตใจอย่างละเอียดได้ด้วย AI  ตอบโจทย์คนที่ต้องการตรวจสอบอาการของตนเองเบื้องต้นก่อนเดินทางไปโรงพยาบาล โดยผู้ใช้งานสามารถบอกรายละเอียดลงในแอปฯ แล้วให้ AI ช่วยวินิจฉัยได้เลย ซึ่งถ้าผลออกมาแล้วรู้สึกว่าไม่สมเหตุสมผล บางแอปฯ ก็มีให้บริการคุยกับหมอได้หลังให้ AI วินิจฉัยอาการแล้วเช่นกัน

สรุป

ในยุคที่โลกของเราขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีเช่นนี้ การปรับตัวเข้าสู่ความเป็น Digital Transformation นับเป็นสิ่งสำคัญ ฉะนั้น การรู้จักนำ AI หรือหุ่นยนต์ปัญญาประดิษฐ์มาใช้ในองค์กรจะช่วยให้ธุรกิจของเรามีความทันสมัยมากขึ้น เพราะอีกหน่อยในอนาคต ใครจะรู้ว่า AI อาจสามารถทำงานแทนมนุษย์ได้มากกว่าที่เป็นอยู่ตอนนี้ก็ได้ แต่สิ่งที่เราควรคำนึงถึงไม่ใช่ AI จะมาแทนมนุษย์ได้หรือไม่ หรือมนุษย์จะตกงานหรือเปล่า แต่เป็นการระดมความคิดว่าจะทำอย่างไรให้ AI อยู่ร่วมกับพนักงานในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด หากยังไม่เริ่มใช้ RPA (Robotic Process Automation) ในการทำงาน รีบเริ่มเลยวันนี้ ก่อนที่คู่แข่งจะก้าวนำเราไปจนตามไม่ทัน

Primal Digital Agency เป็นบริษัทการตลาดดิจิทัลอันดับหนึ่งของไทย ที่ให้บริการด้านการตลาดแบบครบวงจร เรามีผู้เชี่ยวชาญกว่า 150 คนที่พร้อมช่วยดูแลคุณในทุกกระบวนการของการทำธุรกิจ ร่วมมือกับเราวันนี้ เพื่อพาแบรนด์ของคุณไปสู่จุดหมายให้เหนือกว่าที่คุณต้องการ