Press Release คืออะไร? เขียนอย่างไรให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ไม่ว่าจะเป็นการทำการตลาดรูปแบบดั้งเดิม (Traditional Marketing) หรือแบบออนไลน์ (Online Marketing) คงปฏิเสธไม่ได้ว่าบทบาทของสื่อมีความสำคัญอย่างมาก เพราะแบรนด์ต่าง ๆ ย่อมต้องการพื้นที่สื่อในการเผยแพร่ข่าวสารที่เกี่ยวข้องกับแบรนด์ ซึ่งในขณะเดียวกันสื่อเองก็ต้องการเรื่องราว ข่าวสารต่าง ๆ เพื่อนำเสนอเช่นกัน ดั่งสำนวนที่ว่า “น้ำพึ่งเรือ เสือพึ่งป่า” 

ในปัจจุบัน การใช้งานอินเทอร์เน็ตได้กลายมาเป็นส่วนหนึ่งในวิถีชีวิตของเราทุกคน สื่อต่าง ๆ ก็มีการเติบโตและมีจำนวนที่เพิ่มขึ้นตลอดเวลา เนื่องจากการรับข่าวสารผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ต่าง ๆ ได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ ดังนั้นในบทความนี้ เราจะมาพูดถึงสิ่งที่เรียกว่า “Press Release” ตัวช่วยที่จะทำให้แบรนด์กับสื่อสามารถพึ่งพากันและกันได้อย่างลงตัว 

Press Release คืออะไร?

ข่าวประชาสัมพันธ์ หรือ Press Release คือรายละเอียดข้อมูลแบบกระชับของกิจกรรมต่าง ๆ ที่กำลังเกิดขึ้นของทางแบรนด์ เพื่อส่งให้สื่อ, อินฟลูเอนเซอร์, สำนักพิมพ์, สำนักข่าว ฯลฯ เพื่อนำไปเรียบเรียงหรือนำข้อมูลไปใช้ในการประชาสัมพันธ์ข่าวสารของทางแบรนด์ ซึ่งในหลาย ๆ บริบทยังถูกเรียกว่า News Release หรือ Media Release ด้วยเช่นกัน

Press Release ใช้กับกิจกรรมอะไรได้บ้าง?

Press Release สามารถใช้ได้กับกิจกรรมแทบทุกประเภท แต่ส่วนมากแล้ว แบรนด์จะนิยมใช้ในการประชาสัมพันธ์กิจกรรมหรือเหตุการณ์ใหญ่ ๆ ที่มีจุดประสงค์ในการเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายจำนวนมาก ๆ โดยลักษณะของกิจกรรมของการใช้ข่าวประชาสัมพันธ์มีด้วยกันดังนี้

• การเปิดกิจการใหม่
• การควบกิจการ
• การเซ็นสัญญาต่าง ๆ เช่น Memorandum Of Understanding (MOU)
• การเปิดตัวสินค้าใหม่
• การพัฒนาสูตรหรือฟีเจอร์ของสินค้า
• การ Reproduction สินค้า
• ประชาสัมพันธ์การจัดอีเวนต์ 
• การแต่งตั้งผู้บริหารระดับสูง
• การรีแบรนด์
• การจัดโปรโมชั่นส่งเสริมการขายพิเศษ

ประโยชน์ของข่าว Press Release มีอะไรบ้าง?

เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายในวงกว้าง

การทำ Press Release เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการประชาสัมพันธ์ข่าวสารต่าง ๆ ของแบรนด์ไปสู่กลุ่มเป้าหมายที่มีจำนวนมากในครั้งเดียว โดยการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์คือการสื่อสารทางตรงระหว่างแบรนด์กับกลุ่มเป้าหมายผ่านช่องทางของสื่อ

ทำให้แบรนด์มีความน่าเชื่อถือ

Press Release ไม่ได้ปรากฏอยู่ในรูปแบบของสื่อประชาสัมพันธ์ประเภทโฆษณา แต่ถูกจัดว่าเป็นข่าวชนิดหนึ่ง ดังนั้นรูปแบบที่ถูกนำเสนอออกมาจึงมีความน่าเชื่อถืออย่างมาก และเมื่อกลุ่มเป้าหมายได้รับข่าวประชาสัมพันธ์เหล่านี้ ก็จะรู้สึกเชื่อถือในแบรนด์นั้น ๆ มากขึ้น

ค่าใช้จ่ายน้อย

เมื่อเปรียบเทียบกับสื่อประชาสัมพันธ์ในรูปแบบอื่น ๆ แล้ว ไม่ว่าจะเป็นการทำโฆษณา, การจัดกิจกรรม ฯลฯ การทำข่าวประชาสัมพันธ์ถือว่ามีค่าใช้จ่ายที่น้อยกว่าอย่างมาก แต่สามารถช่วยให้แบรนด์สามารถเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายได้ดี ภายในงบประมาณที่จำกัด

เสริมสร้าง Brand Awareness

การทำ Press Release จะถูกแพร่กระจายไปบนสื่อในหลากหลายแพลตฟอร์ม ซึ่งสามารถช่วยส่งเสริมการรับรู้ต่อแบรนด์ของกลุ่มเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เพิ่มประสิทธิภาพของ SEO

การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ จะมีการใช้คีย์เวิร์ดต่าง ๆ ที่เป็นที่นิยมร่วมด้วย ดังนั้นจึงสามารถช่วยส่งเสริมการทำ SEO ให้อันดับของเว็บไซต์ของคุณสูงขึ้นได้

วิธีเขียน Press Release

เขียนด้วยหลัก 5W

การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์นั้น มีจุดประสงค์ที่ชัดเจนในการกระจายข่าวสารต่าง ๆ ดังนั้นหลักการเขียนด้วย 5W (Who, What, Why, When, Where) หรือ “ใคร, ทำอะไร, ทำไม, เมื่อไหร่, ที่ไหน” เพื่อให้ข้อมูลรายละเอียดที่แบรนด์ต้องการแจ้งมีความครบถ้วน ถูกต้อง โดยในส่วนนี้มักจะใส่ในส่วนบนสุดและชื่อหัวข้อ

องค์ประกอบแบ่งเป็น 3 ส่วน

Press Release นั้นควรมีความกระชับ แต่เต็มเปี่ยมไปด้วยข้อมูลที่ครบถ้วน โดยส่วนมากแล้วจะแบ่งองค์ประกอบด้วยกันเป็น 3 ส่วน ในส่วนแรกจะเรียกว่า Lead ซึ่งจะประกอบไปด้วยข้อมูลต่าง ๆ ที่มีความสำคัญมากที่สุด ส่วนกลางหรือ Body จะเป็นรายละเอียด การขยายเนื้อหาสำคัญในส่วน Lead เอาไว้ และในส่วนสุดท้ายคือ Tail จะเป็นการใส่ข้อมูลเสริมอื่น ๆ ที่มีความน่าสนใจเกี่ยวกับแบรนด์

หัวข้อต้องกระชับ ชัดเจน และน่าสนใจ

สิ่งที่ละเลยไม่ได้ในการเขียน Press Release คือการเลือกใช้ชื่อหัวข้อ (Heading) ที่สั้น กระชับ ได้ใจความ ชัดเจน แต่ยังคงมีความน่าสนใจเอาไว้ด้วย โดยมีเทคนิคการเขียนง่าย ๆ คือ 1. เป็นประโยคที่มีประเด็นเดียว 2. ไม่ใช้คำที่ยืดยื้อ 3. ระบุรายละเอียดของสิ่งที่เกิดขึ้นให้ชัดเจน โดยสามารถใช้หลัก 5W ด้านบนร่วมด้วยได้

อย่าลืมใส่ช่องทางการติดต่อ

ในส่วนท้ายสุดของ Press Release สิ่งที่ละเลยไปไม่ได้เลยก็คือการใส่ข้อมูลและช่องทางการติดต่อเอาไว้ เผื่อในกรณีที่สื่อสำนักต่าง ๆ อยากจะมีการติดต่อเพื่อทำสกู๊ปข่าวหรือการสัมภาษณ์เพิ่มเติม รวมถึงในยุคปัจจุบันที่โซเชียลมีเดีย มีบทบาทอย่างมาก ก็อย่าลืมที่จะใส่รายละเอียดช่องทางเหล่านั้นลงไปด้วย  

สรุป

ดั่งสำนวนภาษาอังกฤษที่ว่า “Old is Gold.” การทำ Press Release มีความสำคัญต่อการประชาสัมพันธ์ข่าวสารของธุรกิจเป็นอย่างมาก การเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ที่มีคุณภาพหนึ่งครั้ง สามารถช่วยให้แบรนด์เติบโตกว่าเดิมได้มหาศาล ดังนั้นในยุคนี้ที่แบรนด์ส่วนมาก มักจะใส่ใจกับการทำสื่อประชาสัมพันธ์ในรูปแบบอื่น แต่คุณก็ไม่ควรละเลยการใช้ประโยชน์จากการทำประชาสัมพันธ์ในแบบดั่งเดิมไปเช่นกัน